Как подключить почту к CRM
Письма клиентов попадают в их карточки, а ответы уходят прямо из CRM. Для подключения нужен не обычный пароль от почты, а отдельный «пароль приложения» — почтовые сервисы выдают его за минуту.
- Для подключения почты к CRM нужен не обычный пароль, а «пароль приложения»: в Яндекс ID — «Безопасность → Пароли приложений», в Mail.ru — «Пароли для внешних приложений», в Gmail — «Пароли приложений» после включения двухэтапного входа.
- В Итогии достаточно адреса и пароля приложения: серверы входящей и исходящей почты CRM подставит сама.
- У Яндекса дополнительно должен быть включён доступ по IMAP: Настройки Яндекс Почты → «Почтовые программы».
- Общий ящик отдела: писать с него может вся команда, а читать — только переписку со своими клиентами.
Что понадобится
- Почтовый ящик и доступ к его настройкам безопасности.
- Для Gmail и Outlook — включённый двухэтапный вход.
Пошагово
- Создайте пароль приложенияЯндекс: Яндекс ID → «Безопасность» → «Пароли приложений» → пароль для «Почты»; проверьте, что в настройках Почты включён IMAP («Почтовые программы»). Mail.ru: настройки безопасности → «Пароли для внешних приложений». Gmail: включите двухэтапную аутентификацию → «Пароли приложений» → пароль для «Почты» (16 символов). Outlook: включите двухшаговую проверку → в разделе безопасности создайте пароль приложения.
- Подключите в CRMВ Итогии: Настройки → Почта → «Подключить почтовый ящик». Введите адрес и пароль приложения — серверы CRM подберёт сама.
- Если почта свояДля почты на собственном сервере нажмите «Указать серверы вручную» и впишите адреса входящей (IMAP) и исходящей (SMTP) почты — их знает ваш администратор.
Как понять, что всё работает
Отправьте письмо на подключённый ящик с адреса, который есть в карточке клиента: письмо появится в ленте «Общение» этого клиента.
Если не получается
- «Почта не отвечает — проверьте логин и пароль» — вставлен обычный пароль вместо пароля приложения, или у Яндекса выключен IMAP.
- Gmail не даёт создать пароль приложения — сначала включите двухэтапную аутентификацию.
- Корпоративный Office 365 — пароли приложений могут быть запрещены администратором; спросите у него.
Что это даёт в CRM
Входящие письма привязываются к клиенту по адресу отправителя. Если ящик общий, переписка видна только тем, кому доступен клиент, а счета и реклама остаются видны владельцу ящика. Письма-заявки с форм Тильды, WPForms, Contact Form 7 и JivoSite CRM разбирает сама.
Частые вопросы
Что такое пароль приложения и зачем он CRM?
Это отдельный пароль, который почтовый сервис выдаёт для подключения программ. Обычный пароль сторонним программам не подходит, а пароль приложения можно отозвать в любой момент, не меняя основной.
Как подключить почту Яндекса к CRM?
Включите IMAP в настройках Яндекс Почты («Почтовые программы»), создайте пароль приложения в Яндекс ID («Безопасность → Пароли приложений») и введите адрес и этот пароль в CRM.
Можно ли подключить общий ящик отдела?
Да. Писать с общего ящика может любой сотрудник, а читать — только переписку со своими клиентами. Настройки ящика правит только владелец.
Дальше по теме: почта в Итогии, заявки из писем форм, все интеграции и другие инструкции.
Подключим вместе
Откроем полный доступ на 7 дней и поможем подключить первый канал — без карты и без ограничений по функциям.