Есть ли полностью бесплатная CRM и в чём подвох?

Три вида бесплатной CRM

Под словами «бесплатная CRM» скрываются три разные вещи. У каждой своя цена — просто не в рублях за подписку.

Отдельный случай — пробный период платной CRM. Это не бесплатная CRM, а способ проверить систему на своих заявках до оплаты. Используйте его по-настоящему: заведите реальных клиентов, подключите основной канал заявок и посмотрите, сколько клиентов окажется без следующего шага.

Типичные ограничения бесплатных тарифов

Конкретные лимиты у каждого сервиса свои и со временем меняются, поэтому читайте условия бесплатного тарифа целиком. Ниже — то, что встречается часто и бьёт больнее всего, когда компания начинает расти.

Проверьте в условиях бесплатного тарифа

• Пользователи. Сколько человек могут работать бесплатно и что будет, когда понадобится ещё один.
• Место. Лимит на файлы, записи звонков и вложения из переписки.
• Функции. Что недоступно: автоматизация, отчёты, права доступа, телефония, мессенджеры.
• Выгрузка. Можно ли забрать базу целиком — со сделками, суммами и историей, а не только список контактов.
• Срок. Бесплатно навсегда или до определённого числа клиентов, сделок, месяцев.
• Поддержка. Кто ответит, если что-то сломалось, и за какое время.
• Где хранятся данные. При сборе персональных данных граждан России их запись, накопление и хранение в базах за пределами страны не допускаются — часть 5 статьи 18 закона 152-ФЗ, с исключениями из части 1 статьи 6.

Когда бесплатный вариант — разумный выбор

Бесплатная CRM или таблица — нормальное решение, если:

• вы продаёте сами, без менеджеров, и клиентов немного — все договорённости помещаются в голове и в календаре телефона;
• сделка закрывается за один-два разговора, без расчётов, замеров и согласований;
• заявки приходят из одного канала — например, только звонками;
• вы ещё проверяете спрос и не знаете, каким будет бизнес через полгода.

Во всех остальных случаях вопрос не в том, платить ли, а в том, когда. Когда продают двое и заявки идут из трёх каналов, на забытых клиентах можно потерять больше, чем стоит подписка, — проверьте это на своих цифрах в калькуляторе потерь. Признаки того, что пора, собраны в ответе «Нужна ли CRM малому бизнесу».

Главный подвох — переезд через полгода

Бесплатный тариф опасен не самими ограничениями, а тем, что в них упираются в самый неудобный момент — когда компания выросла и работать некогда. Типичный сценарий выглядит так.

Полгода на бесплатной CRM (типичный сценарий)

1. Месяц 1Всё бесплатноДвое продавцов, клиенты заведены, все довольны.
2. Месяц 3Пришёл третий менеджерБесплатных мест не хватает — он работает «под чужой учёткой», и история клиентов смешивается.
3. Месяц 4Нужны звонки и мессенджерыНа бесплатном тарифе их нет — переписка остаётся в личных телефонах.
4. Месяц 6Платить или переезжатьПлатный тариф дороже, чем казалось; переезд — это выгрузка, раскладка полей и неделя двойной работы.

Сам переезд — не катастрофа, если система отдаёт данные полностью. Катастрофа — когда выгружается только список контактов, а сделки, суммы, этапы и история остаются внутри. Поэтому выгрузку проверяют до того, как начать работать, а не в день ухода. Как переносить базу без потерь — в отдельном разборе.

Как выбрать, чтобы не переезжать дважды

Пять проверок до того, как заводить в систему первых клиентов. Они занимают вечер — и избавляют от переезда, который иначе случится в самый загруженный месяц.

1. 1
   Посчитайте, сколько вас будет через год

   Если продавцов станет трое, сразу смотрите цену тарифа на троих, а не бесплатного на двоих.

2. 2
   Выгрузите тестовую базу

   Заведите десяток клиентов со сделками и выгрузите: всё ли на месте — суммы, этапы, комментарии, ответственные.

3. 3
   Проверьте каналы

   Звонки, сайт, мессенджеры — какие из них работают на вашем тарифе, а какие появятся только на платном.

4. 4
   Спросите, где лежат данные

   Для базы клиентов из России при сборе данных базы должны находиться в России — это требование закона, а не пожелание.

5. 5
   Сравните год, а не месяц

   «Бесплатно сейчас и платный переход через полгода» против «подписка с первого дня». Как считать — в ответе о стоимости CRM.

Как это устроено в Итогии

Бесплатного тарифа в Итогии нет, и это осознанно: все функции входят в каждый тариф, а цена зависит только от числа сотрудников — от 10 000 ₽ в месяц за команду до 5 человек.

• 7 дней полного доступа без карты. Все функции, без оплаты. В пробном периоде можно завести до 5 сотрудников и проверить CRM командой на живых заявках.
• Что будет, если не оплатить. CRM переходит в режим «только чтение»: данные видны и выгружаются, менять их нельзя. Заявки, звонки и сообщения клиентов продолжают приходить, а после оплаты работа продолжится с того же места.
• Уйти можно с данными. Выгрузка отдаёт клиентов, компании, сделки и заявки со всеми полями в файл, который открывается в Excel и загружается обратно без потерь.
• Данные в России. Серверы находятся в России, оператор персональных данных включён в реестр Роскомнадзора под номером 100268898.

Если бюджета на CRM нет совсем, честнее начать с таблицы, а в Итогию переехать, когда она перестанет справляться: таблица загружается файлом как есть. О границах — на странице «Кому Итогия не подойдёт».

Пробный период7 дней

✓Все функциизвонки, мессенджеры, отчёты, перенос базыдоступны

5Сотрудникиможно завести до 5 человекдо 5

₽Картане нужна — счёт, только когда решитене нужна

!Не оплатили после 7 днейтолько чтение, заявки продолжают приходитьбаза на месте

Ещё вопросы по теме

Можно ли пользоваться пробным периодом без оплаты и карты?

В Итогии — да: 7 дней со всеми функциями, без карты и без оплаты, до 5 сотрудников. Если после этого не оплатить, CRM перейдёт в режим «только чтение»: данные останутся видны и их можно выгрузить, а заявки и звонки клиентов продолжат приходить.

Что даёт бесплатная CRM по сравнению с таблицей?

Карточку клиента с историей, этапы сделки и напоминания о следующих шагах — то, чего в таблице нет. Но если бесплатный тариф не включает звонки и мессенджеры, переписка всё равно останется в телефонах сотрудников. О границе между таблицей и CRM — в ответе «Excel или CRM».

Безопасно ли хранить клиентов в бесплатном сервисе?

Зависит от сервиса: где физически лежат данные, кто имеет к ним доступ и можно ли их выгрузить. Для базы клиентов из России важно, чтобы при сборе данные записывались и хранились в базах на территории страны — это часть 5 статьи 18 закона 152-ФЗ. Подробнее — в ответе «Где безопасно хранить клиентскую базу».

Источники

• Федеральный закон 152-ФЗ «О персональных данных», статья 18 — КонсультантПлюс

Дальше по теме: тарифы и пробный период Итогии, CRM для малого бизнеса, перенос базы клиентов без потерь, переезд из Excel, amoCRM и Битрикс24 и все вопросы и ответы.