Как настроить права доступа, чтобы менеджер не выгрузил всю базу?
Разбираем, что именно стоит закрыть сотрудникам, как устроить права через должности, что выбрать — «каждый видит своих» или «все видят всех», — и почему без журнала действий любые запреты держатся на честном слове.
Закройте менеджеру выгрузку базы в файл и удаление записей, а доступ к чужим клиентам — по ситуации: в небольшом отделе общий доступ удобнее, а стажёрам, агентам и внешним партнёрам — только свои карточки. Права удобнее задавать не каждому человеку, а должности. Вторая половина защиты — следы: журнал, где видно, кто выгрузил, удалил или поменял настройки, и корзина, из которой удалённое возвращается. Спрятать базу от того, кто с ней работает, нельзя, поэтому журнал важнее запретов.
Что закрывать в первую очередь
Менеджеру для работы нужно видеть клиентов, звонить, писать и двигать сделки. Опасны не эти действия, а несколько других: каждое делается за секунду и стоит дорого.
| Действие | Чем опасно | Кому оставить |
|---|---|---|
| Выгрузка базы в файл | Вся база с телефонами и суммами уходит одним файлом — в личную почту, на флешку, конкуренту | Директору и руководителю отдела; каждую выгрузку — в журнал |
| Удаление клиентов и сделок | Пропадает история, в отчётах — дыра; по ошибке или намеренно | Директору и администратору; удалённое — в корзину, а не навсегда |
| Доступ к чужим клиентам | Можно переманить клиента коллеги или «подчистить» за собой | Зависит от модели работы — об этом ниже |
| Настройки и права | Можно выдать себе лишнее или сломать телефонию и каналы | Директору; отдельные разделы — тем, кто за них отвечает |
Остальное — создавать карточки, звонить, писать, ставить задачи — закрывать не нужно. Каждый лишний запрет оборачивается тем, что менеджер ведёт клиентов мимо CRM: в блокноте и личном телефоне, — и база уходит уже не файлом, а вместе с человеком. Как этого не допустить, разобрано в ответе как не потерять клиентов, когда уходит менеджер.
«Каждый видит своих» или «все видят всех»
Это главное решение, и единого правильного ответа нет.
- Общий доступ удобен, когда заявки приходят без ответственного или отдел небольшой: любой свободный менеджер подхватит клиента, заменит коллегу в отпуске, ответит на звонок. Риск — каждый видит базу целиком.
- Только свои нужны, когда менеджеры работают на процент и делят клиентов или когда в CRM пускают внешних людей: агентов, партнёров, стажёров на испытательном сроке. Риск — новая заявка без ответственного не видна никому, пока её не назначат.
- Свой отдел — промежуточный вариант для руководителя: он видит своих людей, но не соседний отдел.
Выгрузка и удаление при этом закрыты в обоих вариантах: смотреть на базу и уносить её — разные права.
Если выбрали «только свои», у каждой заявки должен появляться ответственный в момент прихода — иначе её не увидит никто. Как это устроить — в ответе как распределять заявки между менеджерами.
Права на должность, а не на человека
Если права настраиваются каждому сотруднику отдельно, через полгода никто не помнит, почему Петрову можно удалять, а Сидоровой — нет. Надёжнее схема «должность = набор прав»: один раз настраиваете «Менеджера» или «Стажёра», а человеку просто назначаете должность.
- Права копятся годами, лишние никто не забирает
- Новичку дают «как у Пети» — со всеми исключениями Пети
- Перевели в другой отдел — права остались старые
- Чтобы узнать, кто что может, надо обойти всех по одному
- Набор прав настраивается один раз
- Новичку назначают должность — права приходят сами
- Сменилась должность — сменились права
- Сразу видно: у стажёров так, у менеджеров эдак
Обычно хватает пяти-шести должностей: директор, администратор, руководитель отдела, менеджер, стажёр и внешний агент или партнёр. И одно правило важнее остальных: тот, кто раздаёт права, не должен иметь возможности выдать кому-то — в том числе себе — больше, чем есть у него самого.
Почему без журнала запреты не работают
Любой, кто работает с клиентами, может переписать их от руки или сфотографировать экран. Поэтому защита базы держится не только на запретах, но и на следах: каждый знает, что выгрузка, удаление и смена прав записываются с именем и временем.
Того же требует закон о персональных данных. Статья 19 Федерального закона 152-ФЗ называет среди мер защиты установление правил доступа к персональным данным в информационной системе, а также регистрацию и учёт всех действий, совершаемых с ними. А режим коммерческой тайны по ст. 10 закона № 98-ФЗ включает ограничение доступа и учёт лиц, получивших доступ.
- Журнал действий отвечает на вопросы «кто, когда, что»: кто выгрузил базу и сколько записей, кто удалил сделку, кто поменял права или ключи телефонии.
- Корзина превращает удаление из катастрофы в недоразумение: удалённое возвращается вместе с историей.
- Блокировка уволенного сотрудника закрывает вход сразу, а не тогда, когда он сам выйдет из CRM.
Проверьте свою CRM за 10 минут
Проверяйте не по таблице прав, а на экране сотрудника: заведите тестовую учётную запись с должностью менеджера и пройдитесь по списку.
Под учётной записью менеджера
- Кнопки выгрузки клиентов и сделок в файл нет
- Удалить клиента или сделку нельзя
- Чужие клиенты видны или не видны — ровно так, как вы решили
- Разделы настроек и прав закрыты
- Записи разговоров открыты только тем, кому они нужны
- В журнале видно, кто и когда выгружал данные
- Удалённую сделку можно вернуть
- Уволенного сотрудника можно заблокировать одной кнопкой
Как это устроено в Итогии
В Итогии права с первого дня настроены по должностям — без таблицы на сто галочек.
- Семь готовых должностей: Директор, Администратор, Руководитель отдела продаж (РОП), Менеджер по продажам, Стажёр, Агент (партнёр) и Наблюдатель. Права готовых должностей защищены от правки; чтобы настроить по-своему, должность дублируется, и в копии каждое право выбирается: «Нет», «Своё», «Отдел» или «Всё».
- Менеджеру по продажам выгрузка базы и удаление закрыты. По умолчанию он видит всех клиентов компании — заявки с сайта и звонки часто приходят без ответственного. Переключатель «Менеджеры работают со всеми заявками» в разделе «Должности» сужает доступ до своих клиентов, а руководителя отдела — до своего отдела.
- Стажёр работает только со своими сделками, ничего не удаляет, не выгружает и не передаёт сделки другим. Агент — тоже только свои карточки, без выгрузки и удаления и без доступа к записям разговоров. Наблюдатель видит сделки, клиентов и отчёты, но ничего не меняет и не слушает записи разговоров.
- РОП сам принимает сотрудников и назначает им должности, но выдать права сильнее своих не может.
- «Кто что менял». Журнал с фильтром по датам, сотрудникам и разделам: кто удалил карточку, поменял настройки или права, выгрузил базу. Пароли и ключи в журнал не попадают — только факт замены. По умолчанию журнал открыт директору, другим должностям — переключателем в их правах.
- Выгрузка спрашивает период и показывает, сколько строк попадёт в файл; каждая выгрузка записывается в журнал «Доступ к персональным данным».
- Корзина сделок хранит удалённое 30 дней: видно, кто и когда удалил, а «Вернуть» поднимает сделку вместе с её задачами, товарами и платежами.
- Блокировка сотрудника закрывает вход сразу, а «Выйти на всех устройствах» в профиле завершает все сессии, если потерян телефон.
Источник: настройки Итогии по умолчанию
Ещё вопросы по теме
Можно ли запретить менеджеру сфотографировать экран или переписать контакты?
Технически — нет: всё, что человек видит, он может переписать. Поэтому защита строится слоями: показывать только нужное для работы, закрыть массовую выгрузку и удаление, записывать в журнал всё, что делается с базой. Плюс режим коммерческой тайны с подписью сотрудника — тогда унесённая база становится нарушением с последствиями.
Кому оставить право выгружать базу?
Обычно — директору и руководителю отдела: им выгрузка нужна для отчётов и сверок. Менеджерам, стажёрам и внешним партнёрам она не нужна. Важно, чтобы каждая выгрузка записывалась с именем, датой и числом строк, — тогда видно, кто выгрузил всю базу за день до увольнения.
Что делать, если менеджер удалил сделку по ошибке?
Вернуть из корзины, если она есть в вашей CRM. В Итогии удалённые сделки хранятся в корзине 30 дней, там же видно, кто и когда их удалил. А чтобы не удаляли вовсе, удаление лучше оставить директору и администратору: менеджеру достаточно закрыть сделку с причиной.
Источники
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», ст. 19 — КонсультантПлюс
- Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне», ст. 10 — КонсультантПлюс
Дальше по теме: должности с готовыми правами, журнал «Кто что менял», корзина на 30 дней и все вопросы и ответы.
Проверьте на своих заявках
Откроем полный доступ к Итогии на 7 дней, соберём воронку под вашу отрасль и подключим первый канал — без карты и без ограничений по функциям.