Что теряется при переезде из amoCRM или Битрикс24 и как проверить, что ничего не пропало?

Что переносится файлом, а что остаётся в старой системе

Выгрузка из любой CRM — это таблица: строка на клиента или сделку, колонка на поле. Всё, что ложится в ячейку, переезжает. Всё, что живёт рядом с записью, — записи звонков, переписка, файлы, задачи, история изменений — в обычную выгрузку, как правило, не попадает. Поэтому до переезда полезно составить карту: что поедет файлом, а что нужно сохранить иначе.

Данные	В выгрузке в таблицу	Как поступить
Клиенты и компании: телефоны, почты, реквизиты	Да	Выгружать первыми, отдельным файлом
Сделки: воронка, стадия, сумма, ответственный	Да	Проверить, что в файле есть дата создания и дата закрытия
Ваши поля: бюджет, тип объекта, город	Да, если выгрузить все поля	Включить выгрузку всех полей, а не только видимых в списке
Комментарии и примечания	Зависит от системы	Проверить на пробной выгрузке
Задачи и напоминания	Как правило, нет	Выписать открытые задачи и назначить шаги заново
Записи звонков	Нет	Остаются в старой системе или у телефонии — скачать важные
Переписка с клиентами	Нет	Оставить старую систему на чтение
Файлы: договоры, счета, КП	Нет	Скачать файлы открытых сделок отдельно
История изменений	Нет	Не переносится — спорные случаи решить до переезда

Как проверить свою выгрузку

В Битрикс24, по справке сервиса, в файл попадают поля, отмеченные в настройках списка, а опция «Экспортировать все поля» добавляет остальные; поле ID выгружается всегда. В любой другой системе состав файла проще всего проверить пробной выгрузкой нескольких сделок: откройте файл и сравните колонки с карточкой.

Что сделать до переезда, чтобы ничего не пропало

Большинство потерь случается не во время загрузки, а за неделю до неё — когда никто не записал, что было в старой системе. Шесть шагов, которые стоит сделать заранее.

1. 1
   Заведите сотрудников в новой CRM

   Ответственного за сделку новая система обычно ищет по имени или почте. Если сотрудника там ещё нет, его сделки приедут без ответственного.

2. 2
   Выгрузите всё отдельными файлами

   Клиенты, компании и сделки — по отдельности, со всеми полями и с номером записи из старой системы: по нему повторная загрузка не создаст дублей.

3. 3
   Скачайте то, что не поедет файлом

   Договоры и КП по открытым сделкам, записи важных разговоров. Архив закрытых сделок прошлых лет обычно можно оставить в старой системе.

4. 4
   Выпишите открытые задачи

   Список «кому что обещали» на ближайшие две недели: эти шаги придётся назначить заново.

5. 5
   Снимите контрольные числа «до»

   Клиенты и сделки, сделки на каждой стадии, сумма открытых сделок, заявки по источникам за прошлый месяц — в один день и час.

6. 6
   Назначьте день переключения

   С этого дня новые заявки идут только в новую CRM, а старая остаётся на чтение.

Как подготовить сам файл — свести дубли, привести телефоны и даты к одному виду, согласовать справочники, — подробно разобрано в статье перенос базы клиентов без потерь.

Где данные теряются незаметно

Самые неприятные потери не видны в день переезда: база на месте, но через месяц отчёты не сходятся с тем, что все помнят. Обычно это происходит в одних и тех же местах.

Тихая потеряЧто теряется

• Дата создания — все сделки становятся «сегодняшними»
• Дата закрытия — продажи пропадают из отчётов за прошлые месяцы
• Порядок стадий — ложится по алфавиту или как попало
• Второй и третий телефон из соседних колонок
• Источник заявки — а с ним и расчёт окупаемости рекламы
• Ответственный, если сотрудник уже уволился

ПроверкаКак поймать

• Сравнить число сделок по месяцам до и после
• Сверить выручку за каждый прошлый месяц
• Открыть доску и проверить порядок колонок
• Найти клиента по его второму номеру
• Сверить отчёт по источникам
• Найти сделки без ответственного и раздать их

Ещё одна ловушка — отключить старую систему в день переезда. Оставьте её на чтение хотя бы на месяц, а при длинном цикле сделки — до трёх: переписка и записи звонков понадобятся, когда клиент вернётся со словами «мы же договаривались».

Как проверить, что ничего не пропало

«Вроде всё на месте» — не проверка. Переезд закончен, когда числа, снятые в старой системе, совпали с числами в новой. Начинают со строк: каждая строка файла должна быть учтена — создана, обновлена, узнана как дубль или отклонена с понятной ошибкой.

Сверка строк файла (пример)

Строк в файле = создано + обновлено + дубли + с ошибкой + пустые

Строк в файле4 812

Создано4 530

Обновлено0

Узнано как дубли236

С ошибкой12

Пустые строки34

4 530 + 0 + 236 + 12 + 34 = 4 812 — сходится

Если сумма не сходится хотя бы на одну строку, найдите, куда она делась, до начала работы. Строки с ошибкой не игнорируйте: обычно это клиенты с нестандартным телефоном или пустым названием, и их проще поправить в файле и загрузить повторно, чем искать потом. Дальше — числа, по которым работает бизнес.

Что сверить до и после

• Число клиентов и компаний
• Число открытых сделок на каждой стадии, а не только всего
• Сумму открытых сделок и выручку за последний полный месяц
• Выигранные и проигранные сделки по месяцам — у них должна сохраниться дата закрытия
• Заявки по источникам за прошлый месяц
• Ответственного у каждой открытой сделки
• Десять карточек постоянных клиентов — глазами их менеджера

Как это устроено в Итогии

В Итогии загрузка начинается в меню «Перенос данных» — «Загрузить из файла». Выгрузку amoCRM и Битрикс24 можно загружать как есть: CRM узнаёт её по шапке и раскладывает колонки сама.

• Что переносится. Клиенты, компании, сделки и заявки — до 50 000 строк за одну загрузку. Все телефоны и почты из разных колонок и из одной ячейки через запятую, мессенджеры, реквизиты; у сделок — воронка, стадия, сумма, настоящая дата создания, дата закрытия, источник, причина отказа, рекламные метки и оплаты из колонки «Оплачено». Ответственного CRM ищет по имени или почте сотрудника. Комментарий ложится заметкой в историю.
• Ваши колонки не теряются. Колонка, для которой нет готового поля, по умолчанию становится новым полем карточки подходящего типа, если загружает тот, кому доверена настройка полей; служебные колонки старой системы вроде «Кем создан» полями не становятся, а номер сделки из старой системы CRM запоминает — по нему повторная загрузка не создаст дублей.
• Порядок стадий — до загрузки. CRM просматривает весь файл и показывает воронку целиком, порядок стадий можно поправить стрелками.
• Цифры до записи. Перед загрузкой видно, сколько записей будет создано и сколько совпало с базой, а итоговая сводка сходится со строками файла. Повторная загрузка того же файла не задвоит базу.
• Без ложных тревог. Перенесённые сделки не засыпают команду напоминаниями «без движения», а перенесённые заявки не портят отчёт о скорости ответа.
• Что остаётся в старой системе. Записи звонков, переписка, файлы и задачи файлом не переносятся. Открытые сделки без задач сразу окажутся в «Разборе» — по нему удобно назначить шаги заново.

Перенос базы входит во внедрение, а уйти из Итогии можно тем же путём: выгрузка отдаёт всё, что принимает загрузка, и файл загружается обратно без потерь. Подробнее — на странице переезд из amoCRM, Битрикс24 и Excel.

Ещё вопросы по теме

Сколько держать старую CRM после переезда?

Минимум месяц в режиме чтения — пока отчёты в новой системе не совпадут со старыми за полный месяц. При длинном цикле сделки — дольше, два-три месяца: переписка и записи звонков могут понадобиться, когда вернётся старый клиент. Если тариф старой системы позволяет, оставьте в ней одного-двух пользователей, чтобы не платить за весь отдел.

Можно ли перенести переписку из мессенджеров в новую CRM?

Переписка, которая велась в старой CRM, в выгрузку в таблицу обычно не попадает: история остаётся в самих мессенджерах и в старой системе на время переходного периода. После подключения каналов к новой CRM новые сообщения ложатся в карточку клиента. Как перевести клиентов между мессенджерами, не потеряв связь, — в ответе как перевести клиентов из WhatsApp* в MAX или Telegram.

Что делать, если после переезда появились дубли клиентов?

Чаще всего дубли рождаются из разного формата телефона или из повторной загрузки файла без номера записи. Ищите их по нормализованному телефону, почте и ИНН, а не по имени — тёзки бывают разными людьми. Как найти и объединить дубли, не потеряв историю, — в ответе как найти и объединить дубли клиентов.

Источники

• Битрикс24. Помощь: «Как экспортировать данные из CRM»

Дальше по теме: переезд из amoCRM, Битрикс24 и Excel, перенос базы клиентов без потерь, этапы внедрения CRM и все вопросы и ответы.