Нужна ли CRM, если уже есть 1С?

Чем учётная система отличается от CRM

Проще всего различать их по времени. Всё, что происходит до того, как клиент согласился купить, — работа CRM. Всё, что после — счёт, оплата, отгрузка, закрывающие документы, налоги, — работа учётной системы.

CRMДо продажи

• Заявки из звонков, сайта, мессенджеров, Авито
• История разговоров и переписки
• Следующий шаг с датой у каждого клиента
• Воронка: на каком этапе застряли сделки
• Откуда пришёл клиент и окупилась ли реклама

1С и учётПосле продажи

• Счета, акты, накладные
• Оплаты и взаиморасчёты
• Склад, остатки, себестоимость
• Зарплата и налоги
• Отчётность для бухгалтерии

ERP — учётная система большего масштаба: в одной базе ведутся производство, закупки, склад, финансы и кадры всего предприятия. На вопрос «CRM или ERP» ответ тот же, что и с 1С: это системы для разных задач. В крупных компаниях они работают вместе, а малому бизнесу полноценная ERP обычно не нужна — учёт закрывают бухгалтерская программа или УНФ.

Когда хватит одной 1С

У 1С есть собственные инструменты для работы с клиентами: в описании программы «1С:Управление нашей фирмой» CRM прямо названа среди её функций. Если вы уже работаете в УНФ, начните с проверки, не хватает ли её.

Одной 1С обычно достаточно, если:

• продают один-два человека, и они же выставляют счета в 1С;
• заявки приходят в основном звонками на один номер или от постоянных клиентов;
• сделка короткая: запрос — счёт — оплата;
• не нужно разбирать, какая реклама приводит клиентов.

Отдельная CRM становится нужна, когда заявки идут из пяти мест сразу, менеджеры работают с телефона и переписываются с клиентами в мессенджерах, а руководителю нужно видеть скорость ответа и брошенных клиентов. Это работа «до сделки» — ради неё CRM и существуют.

Как CRM и 1С работают вместе

Рабочая схема простая: каждая система делает своё, а на границе данные передаются сами, без перепечатки.

Одна сделка в связке CRM и 1С

1. CRMЗаявкаКлиент позвонил или написал — заявка с источником и ответственным.
2. CRMПереговорыЗвонки, расчёт, предложение, следующий шаг — в карточке сделки.
3. CRM → 1ССделка выигранаВ 1С появляются заказ покупателя и контрагент.
4. 1С → CRMОплатаМенеджер видит в сделке, что деньги пришли.
5. 1С → CRMОтгрузкаОтметка об отгрузке — в истории сделки.
6. CRMПовторная продажаЧерез месяц или год CRM напомнит о клиенте.

Главное правило связки — у каждого вида данных одна главная система. Клиенты и сделки живут в CRM, документы, оплаты и склад — в 1С. Если одно и то же можно править в обоих местах, через месяц данные разойдутся, и никто не скажет, какие верные.

Где связка CRM и 1С ломается

• Двойной ввод. Менеджер заводит клиента в CRM, бухгалтер — заново в 1С. Получаются две «Ромашки» с разными реквизитами. Лечится сверкой по ИНН при передаче.
• Нет главной системы. Цену правят и в CRM, и в 1С — какая верная, не знает никто.
• Передают всё подряд. Каждое изменение карточки улетает в 1С и засоряет её. Передавать стоит события: сделка выиграна, оплата пришла, товар отгружен.
• Справочник товаров ведут дважды. Номенклатуру ведёт учётная система, CRM её получает, а не наоборот.
• Обмен никто не проверяет. Связь оборвалась неделю назад, а узнали об этом от клиента, которому не отгрузили заказ. Нужен журнал обмена и человек, который туда смотрит.

Что передавать между системами

Накопленную базу контрагентов из 1С переносят один раз, при подключении. Дальше новые клиенты рождаются в CRM и попадают в 1С только при первой продаже. Так в учёт не уходят сотни людей, которые лишь спросили цену, а у бухгалтерии остаётся чистый справочник контрагентов.

Как это устроено в Итогии

Итогия ведёт продажи и связывается с учётом, а не заменяет его: склада и бухгалтерии внутри CRM нет.

• 1С:УНФ. Когда сделка выиграна, CRM создаёт в 1С заказ покупателя, а контрагента находит по ИНН или заводит нового. Приходный кассовый ордер и отгрузка по этому заказу появляются в сделке, оплата отмечается в ней сама. Кнопки «Загрузить клиентов» и «Загрузить товары» подтягивают из 1С контрагентов (совпадения ищутся по ИНН) и номенклатуру.
• МойСклад. Выиграли сделку — заказ покупателя сам появляется в МоёмСкладе, входящий платёж по нему отмечается в сделке.
• Банки. Т-Банк, Точка, Альфа-Банк и Сбер: оплаты по расчётному счёту подтягиваются из выписки и отмечаются в сделках, которые CRM находит по ИНН плательщика или номеру счёта в назначении платежа.
• Если обмен не прошёл, CRM повторяет попытку и ведёт журнал обмена — видно, что ушло, а что нет.

Для подключения 1С понадобятся адрес опубликованной базы и учётная запись в ней — их даёт тот, кто обслуживает вашу 1С. Подробнее — в разделе «Интеграции».

Сделка: поставка оборудованиявыиграна

1Заказ покупателя в 1Ссоздан, контрагент найден по ИННпередан

₽Оплата 1С: ПКОсумма отмечена в сделкев сделке

→Отгрузка 1Сзапись в истории сделкив истории

Ещё вопросы по теме

1С — это CRM-система или нет?

1С — семейство программ, и основные из них — учётные системы: бухгалтерия, торговля, управление небольшой фирмой. В 1С:УНФ при этом есть раздел CRM для работы с клиентами. Поэтому правильный вопрос — не «есть ли CRM в 1С», а хватает ли её для того, как у вас приходят и обрабатываются заявки.

Что такое ERP и нужна ли она малому бизнесу?

ERP — система управления ресурсами всего предприятия: производство, закупки, склад, финансы и кадры в одной базе. Малому бизнесу полноценная ERP обычно избыточна: учёт закрывает бухгалтерская программа или УНФ, склад — складская программа, продажи — CRM. Вопрос об ERP встаёт, когда появляется собственное производство и много связанных процессов.

Можно ли перенести клиентов из 1С в CRM?

Да, двумя путями: выгрузить контрагентов из 1С в Excel и загрузить файлом или подтянуть их через связь систем, если CRM её поддерживает. В обоих случаях важно, чтобы совпадения искались по ИНН, — иначе одна компания заведётся дважды. Как искать и сводить дубли — в ответе о дублях клиентов.

Источники

• «1С:Управление нашей фирмой» — описание программы на сайте фирмы «1С»

Дальше по теме: связь Итогии с 1С:УНФ, оплаты из банков, кому Итогия не подойдёт, как выбрать CRM: девять критериев и все вопросы и ответы.